Завершение поставки и закрывающие документы

Экспедирование грузов

Наша история почти окончена: дело сделано, осталось только корректно завершить поставку. Какие документы необходимо для этого подготовить и как избежать досадных ошибок?
Глоссарий
Для успешного освоения материала рекомендуем вам изучить следующие понятия:
ТО (таможенное оформление)
Процедура помещения товаров и транспортных средств под определенный таможенный режим. А также завершение действия этого режима в соответствии с требованиями и положениями Таможенного кодекса Таможенного союза
СВХ (склад временного хранения)
Специально выделенное и обустроенное помещение, где осуществляется временное хранение товаров и транспортных средств, перемещаемых через таможенную границу страны
MAWB (Master Air WayBill)
Основная авианакладная. Существуют два вида авианакладных: основная MAWB (Master Air Waybill) и домашняя HAWB (House Air Waybill). MAWB носит порядковый номер с префиксом авиакомпании и назначается самой авиакомпанией. В ней указывается название и адрес агентов тех стран, откуда отправляется груз и куда прибывает. HAWB носит порядковый номер, который назначает сам агент. В ней указывается вся информация об отправителе и получателе согласно приложенному инвойсу
GP (Gross Profit)
Валовая прибыль. Разница между выручкой и себестоимостью сбытой продукции или оказанной услуги
GL (Green light)
Разрешение на отгрузку и отправку товара
Видеолекция
Конспект

Алгоритм действий для завершения поставки
1. На второй день импортного таможенного оформления проинформировать клиента о выпуске груза в свободное обращение и подтвердить доставку груза на следующий день
Прочитать письмо
Алла, здравствуйте!

Информирую вас о том, что все этапы таможенного контроля пройдены, дополнительных проверок инспектор не назначил и, соответственно, сегодня в ближайшее время груз должен быть выпущен в свободное обращение. Поэтому локальную доставку мы будем планировать на завтра по адресу, указанному в договоре-заявке. Утром я пришлю вам контактные данные водителя и номер машины, чтобы вы заказали пропуск.

Спасибо.

Елизавета Некрасова
Специалист по международным авиаперевозкам
ООО «Фрейт Форвардинг»
161 069 Россия, г. Москва, Новинский бульвар, 8
Тел.: +7 (495) 641 3486,
Факс: +7 (495) 641 3487
e-mail: elizaveta.nekrasova@ff.com
Важно
Поставку нельзя считать завершенной до тех пор, пока клиент не получит комплект закрывающих документов
2. Подготовить заявку в финансовый отдел для выставления счета
Что должно быть в заявке
1. Общая информация о поставке: номер транспортного документа, весогабаритные характеристики груза

2. Наименование клиента и номер документа, на основании которого необходимо выставить счет

3. Курсы валют на заданную дату для пересчета всех услуг и затрат в какую-то одну валюту — для выставления счета в рубли, для подсчета прибыли в EUR или USD
4. Затраты (Cost) — общие суммы абсолютно всех затратных счетов от подрядчиков. Что это может быть:
  • счет за международную перевозку от офиса в стране отправления
  • счет от склада временного хранения за терминальную обработку, погрузку-разгрузку и хранение груза
  • счет от подрядчика за локальную доставку
Важно
Все затраты указываются без НДС
5. Услуги или Доходы (Revenue) — все услуги, которые по факту были оказаны и обязательно согласованы в договоре-заявке
Важно
Включить в счет услугу, которая была оказана, но не согласована и не отображена в договоре-заявке, нельзя. Для этого необходима дополнительная заявка от клиента
6. Валовая прибыль (gross profit). Считается по формуле: GP = R (revenue) – C (cost). Если GP = 15 – 30% от R, поставка успешная. Если GP > / < 15 – 30% от R или GP < 0, необходимо перепроверить расчет, найти и устранить ошибки, если они будут
3. Собрать все необходимые закрывающие документы:
  • Master air way bill, чтобы подтвердить международную перевозку
  • Таможенную декларацию, чтобы подтвердить услуги по импортному таможенному оформлению
  • Транспортную накладную, чтобы подтвердить локальную доставку с СВХ на склад клиента
  • Счет. Он может быть один на все услуги, а может быть на каждую в отдельности
  • Счет-фактуру
  • Акт выполненных работ
4. Проверить собранные документы
Как понять, что в счете и других документах нет ошибок:
1. Указан номер счета

2. Дата выставления счета не раньше, чем будет оказана последняя услуга по договору

3. Реквизиты сторон в счете совпадают с реквизитами в договоре-заявке
4. Номер и дата договора, на основе которого была выполнена перевозка и выставлен счет, указаны верно
5. Номер транспортной накладной, в нашем случае это MAWB, указан верно
6. Весогабаритные характеристики груза совпадают с аналогичной информацией в MAWB. При этом они могут незначительно отличаться от габаритов в договоре-заявке
7. Наименования услуг в счете полностью совпадают с договором-заявкой
8. Цена в рублях за услуги совпадает с договором-заявкой в пересчете по курсу
Важно
Все одинаковые данные, которые содержатся в трех документах (договор-заявка, транспортная накладная и счет) должны полностью совпадать
5. Если все данные в документах верны, отправить клиенту их скан-копии по электронной почте, а оригиналы с курьером.

Как только клиент получит их и подтвердит, что по ним у него нет никаких вопросов, поставку можно считать завершенной!
Теперь вы знаете, как завершается поставка, и как грамотно подготовить закрывающие документы.
А сейчас проверьте свои знания, пройдя интерактивное задание.
Интерактивное задание
Тест
Для закрепления полученных знаний пройдите тест
Стартуем!
Когда международную импортную перевозку груза на условиях оплаты получателем можно считать полностью завершенной?
Дальше
Проверить
Узнать результат
Что такое gross profit (GP)?
Дальше
Проверить
Узнать результат
В каком случае валовая прибыль будет считаться успешной?
Дальше
Проверить
Узнать результат
Данные в каких документах должны совпадать между собой?
Дальше
Проверить
Узнать результат
К сожалению, вы ответили неправильно
Прочитайте лекцию и посмотрите видео еще раз
Пройти еще раз
Неплохо!
Но можно лучше. Прочитайте лекцию и посмотрите видео еще раз
Пройти еще раз
Отлично!
Вы отлично справились. Теперь можете ознакомиться с другими компетенциями
Пройти еще раз